DSGVO-Anforderung: 
Verwendung dieser Daten beschränken

Der Gast hat das Recht, über die Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu bestimmen.

Der Gast muss immer aktiv zustimmen ("opt-in"), bevor das Hotel seine Daten für Direktmarketing oder automatisierte Verarbeitung verwenden darf.

Das Hotel kann Flags setzen, wenn der Gast sein Einverständnis zur Verwendung seiner Daten gegeben hat:

• Marketing erlaubt
• Weiterverarbeitung der Daten erlaubt

Bitte beachten Sie, dass diese Felder auch mit der protel WBE und dem protel Voyager ausgetauscht werden.

DSGVO-Anforderung:
Personenbezogene Daten zur Verfügung stellen

Fordert ein Betroffener, seine personenbezogenen Daten in Kopie zu erhalten, müssen ihm diese in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.

protel bietet die Möglichkeit, alle in der ausgewählten Gästekartei gespeicherten Daten in eine xml-, csv- oder pdf-Datei zu übertragen. Diese Datei kann per Knopfdruck aus der Gästekartei heraus ausgedruckt oder per E-Mail an den Gast gesendet werden.

DSGVO-Anforderung: 
Über Speicherdauer und Nutzung informieren

Die Software muss eine Mindestspeicherdauer für Daten unterstützen. Der Gast ist darüber zu informieren, wie lange die Daten aufbewahrt und zu welchen Zwecken sie verwendet werden, und er muss dem aktiv zustimmen.

• Die Mindestspeicherdauer wird von den Gesetzen des Landes vorgegeben, in dem das Hotel seinen Sitz hat.
• Die Höchstspeicherdauer der Daten kann durch das Hotel festgelegt werden, aber der Gast muss über
  diese Zeitspanne informiert werden und aktiv zustimmen bzw. seine Einwilligung erklären.

Die DSGVO gibt als rechtmäßigen Grund für die Speicherung von Gästekarteidaten vor, dass diese nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies vertragsmäßig erforderlich ist (Mindestspeicherdauer). Besteht jedoch ein berechtigtes Interesse, die Daten länger aufzubewahren (Höchstspeicherdauer), kann dies durch eine gesonderte Einwilligung der betroffenen Person erfolgen.

protels Lösung

Diese Anforderung umfasst zwei Aspekte: Erstens, wie das Hotelverwaltungssystem die eigentliche Anonymisierung handhabt, und zweitens, wie jeder Gast seine Einwilligung erteilen kann:

• Wie der Anonymisierungsvorgang gehandhabt wird
  Die Hotelverwaltungssysteme von protel bieten konfigurierbare Regeln für die automatische Anonymisierung von Gästekarteien. Damit kann jedes Hotel selbstbestimmt seine Mindest- und Höchstspeicherdauer festlegen. Über diese Regeln steuert das Hotel, wann und wie protel die Gästekarteien anonymisiert.
  Die Anonymisierung von Gästekarteien erfolgt dann automatisch im Rahmen des Tagesabschlusses. Dabei werden alle personenbezogenen Daten - gemäß den zuvor gesetzten Regeln - aus den Gästekarteien entfernt. Im Ergebnis kann eine solchermaßen anonymisierte Gästekartei nicht mehr mit einem individuellen Gast in Verbindung gebracht werden. - Dieser Vorgang ist nicht umkehrbar.
  
  
• Wie die Einwilligungsstufe eines Gastes angezeigt und behandelt wird
  protel führt ein neues Feld auf allen Gästekarteitypen ein: den Anonymisierungstyp. Es gibt drei hart eincodierte Optionen, über die der Grad der Einwilligung des Gastes dargestellt wird. Abhängig vom selektierten Wert wird die jeweilige Gästekartei beim Anonymisierungsvorgang behandelt.

Anonymisierungstypen gibt drei fest programmierte Optionen:

1. Minimum: Gästekarteien, die mit „Minimum“ gekennzeichnet wurden, werden anonymisiert, wenn das Datum der Mindestspeicherdauer gemäß den Regeln der Auto-Anonymisierung erreicht ist.
   Diese Option bezieht sich auf die Vorgabe, wonach die gesetzlichen Anforderungen des Landes, in dem das Hotel seinen Sitz hat, bei der Speicherung von Gästekarteien zu berücksichtigen sind. Diese gesetzliche Vorgabe hat Vorrang vor der DSGVO. Demnach kann eine Gästekartei niemals vor Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Anzahl von Tagen entfernt oder anonymisiert werden. Eine „Minimum“- Gästekartei wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach der letzten Aktivität anonymisiert, aber nicht vor der vorgeschriebenen Mindestaufbewahrungszeit.
   
   
2. Maximum: Gästekarteien mit der Kennzeichnung „Maximum“ werden anonymisiert, wenn gemäß den Regeln der Auto-Anonymisierung das Datum der Höchstspeicherdauer erreicht ist.
   Diese Option bezieht sich auf die Vorgabe, die eine zusätzliche Einwilligung erfordert, d.h. das Hotel hat den Gast um sein Einverständnis gebeten, seine personenbezogenen Daten länger als gesetzlich vorgeschrieben aufbewahren zu dürfen, und der Gast hat dem zugestimmt.
   
   
3. Keep: Gästekarteien mit der Kennzeichnung “Keep” sind vom Anonymisierungsvorgang ausgeschlossen.
   Diese Option wird Hotels zur Verfügung gestellt, deren Sitz außerhalb der Gültigkeit der DSGVO-Vorschriften liegt, die aber dennoch Teile der DSGVO-Funktionalitäten nutzen möchten. Auch Hotels, die kein definiertes Enddatum für die Speicherung von Profildaten festlegen möchten, können sie nutzen.

Diese Funktion steht auch für den Datenaustausch mit der protel WBE und protel Voyager zur Verfügung.

DSGVO-Anforderung: 
Personenbezogene Daten entfernen

Die Forderung des Gastes, seine personenbezogenen Daten vollständig zu entfernen, muss erfüllt werden.

protels Lösung

• Gästekarteien werden gemäß den Regeln der Auto-Anonymisierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt beim Tagesabschluss automatisch anonymisiert. Die Anonymisierung wird verschoben, wenn:
• für die Gästekartei aktuelle oder zukünftige Reservierungen vorliegen.
• für die Gästekartei noch offene Rechnungen vorliegen.
• es noch unbeglichene Rechnungen der Stadt/Gemeinde zu dieser Gästekartei gibt.
• gesetzliche Anforderungen jedweder Art es erforderlich machen, die Daten im System zu behalten (entsprechend den Einstellungen für die Mindestspeicherdauer)

DSGVO-Anforderung: 
Zugang zu personenbezogenen Daten kontrollieren

Um den Zugriff auf personenbezogene Daten zu regeln, sind Benutzerrechte erforderlich.

protel ergänzt die bestehenden Benutzerrechte und stellt folgende Berechtigungen zur Verfügung:

• Zugriff auf DSGVO-bezogene Stammdaten -> gesonderte Lese- und Bearbeitungsrechte
• Zugriff auf personenbezogene Daten -> gesonderte Lese- und Bearbeitungsrechte
• den Anonymisierungsvorgang starten und ausführen

Umfassende Protokollierung der Aktivitäten auf Anwendungsebene, die Bezug zu beliebigen personenbezogenen Daten haben.

protel erweitert die Protokollierung der Benutzeraktivitäten. Alle mit Gästekarteien in Verbindung stehenden Aktivitäten werden aufgezeichnet. Dies schließt Anzeigen/Zugriff, Erstellen, Bearbeiten und Entfernen von Gastdaten mit ein. Im Anwendungsprotokoll wird für jede Aktion die Zeit, der Benutzer der Anwendung, die tatsächliche Aktivität und die Gästekartei-ID aufgezeichnet.

Allgemeine Konformität

Dieses Dokument stellt protels Interpretation der DSGVO dar bezüglich der Verarbeitung und Anonymisierung von Daten mit Personenbezug in der Hotelbranche.

Es ist wichtig, dass jedes Hotel die für das Hotel oder Unternehmen geltenden Vorschriften durchliest und einhält, die aber möglicherweise nicht von den Inhalten dieses Dokument abgedeckt sind.

Den vollständigen Gesetzestext finden Sie hier: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=celex%3A32016R0679

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