index.html

DSGVO für protel SPE/MPE und Smart

Was ist zu tun?

Das neue Datenschutzgesetz erfordert Maßnahmen in jedem Unternehmen, in unserem wie in Ihrem! protel stellt sich als Anbieter einer Plattform, über die Daten unserer Kunden verwaltet werden, dieser Verantwortung. Deshalb haben wir alle Funktionen von protel im Hinblick auf den Datenschutz überprüft und optimiert. Wir freuen uns, Ihnen damit die Werkzeuge an die Hand geben zu können, die Sie bei der Einhaltung der DSGVO in Bezug auf den Datenschutz unterstützen.

In den folgenden Abschnitten haben wir für Sie zusammengefasst, welche Schritte bei der konkreten Umsetzung in und mit protel SPE/MPE oder Smart erforderlich sind. 

System-Voraussetzungen checken

Um die neuen Datenschutz-Funktionen nutzen zu können, benötigen Sie eine SQL-basierte protel-Version von mindestens 17.222.

Welche Version Sie zur Zeit benutzen können Sie ganz einfach checken, indem Sie protel starten, im Front Office das Menü "Hilfe" öffen und auf "Über protel" klicken.

  • Falls Ihr protel älter als Version 17.222 ist, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team unter gdpr-support@protel.net, damit wir Ihr System mit einem Update möglichst schnell auf die DSGVO vorbereiten können.

Datenschutz-Funktionen einrichten

Wie Sie bei der Implementierung vorgehen, entnehmen Sie bitte unserer detaillierten Setup-Anleitung, die Sie durch alle Schritte der Implementierung und Anwendung führt:

  • Benutzergruppen definieren: Wer darf Datenschutzeinstellungen bearbeiten?
  • Für multinationale Gruppen: Hotels nach Ländern gruppieren
  • Aufbewahrungsfristen pro Land oder pro Hotel definieren
  • Gästekarteien für das initiale Clean-up vorbereiten
  • Initiales Clean-up durchführen
  • Gastdaten exportieren zur Aushändigung an den Gast
  • Bericht über Profile ansehen, die beim nächsten EOD zur Löschung anstehen

Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen

Als Anbieter, der personenbezogene Daten verarbeitet, müssen wir sicherstellen, dass dem Datenverantwortlichen, also unseren Kunden, die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stehen, um die DSGVO-Vorschriften einzuhalten. Umgekehrt dürfen unsere Kunden als Datenverantwortliche nur mit solchen Anbietern zusammenarbeiten, die einen entsprechenden Nachweis führen können.

Zu diesem Zweck haben wir eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA für englisch Data Processing Agreement) vorbereitet. Die Vereinbarung folgt den Vorgaben der Europäischen Kommission und belegt die Bereitschaft beider Parteien, den gesetzlichen Vorgaben bei der Verarbeitung persönlicher Daten zu befolgen.

Bitte beachten Sie:

  • Wenn Ihr Unternehmen von protel Dortmund betreut wird, wird die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung direkt mit der protel hotelsoftware GmbH geschlossen. Bitte laden Sie in diesem Fall das Vertragsformular herunter und schicken Sie es ausgefüllt und unterschrieben per E-Mail an GDPR-contract@protel.net oder per Post an protel hotelsoftware GmbH, Europaplatz 8, 44269 Dortmund, Deutschland.
  • Wenn Sie von einem unserer Vertragspartner betreut werden, gilt dieser als Datenverbeiter, mit dem Sie die Vereinbarung abschließen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall direkt an den für Sie zuständigen protel-Partner.

Zum Herunterladen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO (PDF-Formular)

Dranbleiben ...

Bitte behalten Sie diese Seite im Auge. Wir werden sie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Sie über die neuesten Entwicklungen zum Thema Datenschutz mit und in protel auf dem Laufenden zu halten.