GoBD
Haben Sie schon einmal etwas von den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gehört?
Wenn nein, oder wenn sie wenig damit anfangen können, dann sollten sie sich mit dem Begriff umgehend und kurzfristig vertraut machen.
Warum?
Weil für die Einhaltung der GoBD nicht Ihr System- oder Softwarelieferant, sondern SIE als der Steuerpflichtige verantwortlich sind.
Die ab 01.01.2015 in Kraft getretenen GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) definieren die Anforderungen für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und sonstiger dazugehörende Aufzeichnungen beim Einsatz von EDV/PC Systemen, zu denen auch Kassensysteme gehören. Sie ersetzt, erweitert und verschärft die bis zum 31.12.2014 geltenden Bestimmungen der GoBS („Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“) und der GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“).
Die neuen Regelungen gelten nicht nur für die doppelte Buchführung, sondern auch im Besonderen für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten die z.B. von ihrem Kassensystem erzeugt werden. Die GoBD betrifft alle sogenannten Vor- und Nebensysteme der Buchführung wie z.B. Kassen- und Zeiterfassungssysteme, die Material- und Warenwirtschaft oder die Lohnabrechnung.
Was bedeutet das für Sie?Die Finanzämter verlangen bei Betriebsprüfungen bereits seit 2002 gemäß den geltenden Richtlinien (vorher GoBS und GDPdU) die Aufbereitung und Archivierung von Daten in digital auswertbarer Form für den Prüfungs-und gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum.
Was zunächst nur auf Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten angewandt wurde, betrifft nun auch ausnahmslos vor- oder nachgelagerte Systeme wie Materialwirtschafts- und Kassensysteme.
Seit Einführung der Prüfsoftware IDEA in der Betriebsprüfung durch die Finanzämter wird nun unmittelbar über die firmeneigene IT Einsicht in die Buchführung eines Betriebs genommen. Die Daten können direkt vor Ort auf ihre Plausibilität hin analysiert werden und zeigen Vergleichswerte mit gleichartigen Mitwettbewerbern. Die so gewonnene Effizienz bei Prüfungen sorgt sicherlich dafür, dass die Zahl der Prüfungen in Zukunft stetig zunimmt.
Speziell an die Aufzeichnungspflichten und die Unveränderlichkeit von Datenbeständen stellen die Finanzbehörden hohe Anforderungen.
Betriebe, die auf die digitalen Prüfungen nicht eingestellt sind, riskieren nicht nur Sanktionen seitens der Finanzverwaltung. Sie müssen auch mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand für die nachträgliche Datenaufbereitung rechnen.
Zudem erfüllen verschiedene gängige Dateiformate (z.B. Excel-Tabellen, PDFs) und die digitale Speicherung von Belegen (Aufbewahrungsform/Speicherort) nicht ohne weitere Maßnahmen den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung. Weiterhin erstreckt sich die Aufzeichnungspflicht auch auf Stammdaten, die Einfluss auf ihre Umsatzbuchungen oder IT-gestützten Aufzeichnungen haben. Alle gespeicherten Informationen müssen z. B. durch Historisierung, Protokollierung und Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein.
Höhere Anforderungen an GastronomieDas Finanzministerium verlangt eine über Jahre lückenlose Dokumentation vor allem in Branchen wie der Gastronomie, in denen Kunden vornehmlich mit Bargeld zahlen.
Betriebe der Gastronomie und des Beherbergungsgewerbes werden daher durch die Beamten besonders intensiv geprüft. Die Begründung: Bargeldverkehr lässt sich leicht manipulieren.
Speziell die elektronische Kassenführung unterliegt strengen Kriterien. Daher wurden mit der GoBD noch einmal die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung verschärft und bis dahin geltende Ausnahmeregeln gestrichen.
Beispiel: Die Kassendaten müssen für den Betriebsprüfer gemäß der GoBD über die Prüfsoftware IDEA auslesbar sein und dürfen nicht verdichtet gespeichert werden. Einzel-Bons dürfen nicht gelöscht werden, auch wenn ein Tagesendsummen-Bon erzeugt wird. Das alleinige Aufbewahren von Bons und Abrechnungen auf Papier ist nicht mehr erlaubt. Unterlagen wie Bedienungsanleitungen, Programmierprotokolle und Verfahrensdokumentationen sind bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Zudem wird empfohlen, die konkreten Zeiträume und Einsatzorte einer Kasse zu protokollieren.
Zwar gelten noch Sonderregelungen für Kassensysteme bis zum 31. Dezember 2016, doch die Uhr läuft: Für Systeme, die bereits jetzt schon aufgerüstet werden können um die Auflagen der GoBD zu erfüllen, gilt die Übergangsregel nicht.
Nicht jeder ist gut vorbereitetAus eigener Erfahrung wissen wir, dass nicht jeder Betrieb mit einem professionellen Kassensystem für eine Prüfung gut gerüstet ist. Das bedeutet: zahlreiche Betriebe sind nicht in der Lage, die Ordnungsmäßigkeit ihrer Buchführung lückenlos nachzuweisen. Das kann unter Umständen teuer werden, denn in der Vergangenheit waren schon kleinere Beanstandungen für die Finanzprüfer Anlass genug, die Einnahmen einer Gaststätte neu zu schätzen, was zu Steuernachforderungen führen kann. Gastronomen mit einem älteren Kassensystem sollten also schnell prüfen, ob es nachrüstbar ist.
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